Da wir vor kurzem erst gegründet haben, sind wir noch dabei uns mit all den Tools einzurichten, die unsere Arbeit ermöglichen. Solche Auswahlprozesse begleiten die meisten Firmen in ihrer Anfangsphase.
Als Gründer*innen bevorzugen wir Tools, mit denen wir schnell loslegen können. Gleichzeitig sollten sie flexibel genug auch auf neue Anwendungsfälle passen, dass man sich für eine Weile keine Sorgen um sie machen muss. Anders als ein großer Konzern wollen wir allerdings auch nicht all zu viel Zeit auf den Bewertungsprozess verwenden. Erfahrungsberichte anderer haben uns dabei sehr weitergeholfen, also wollten auch wir etwas zurückgeben, indem wir unsere eigene Erfahrung teilen.
Unsere Tool-Auswahl basiert auf unseren individuellen Bedürfnissen und Prioritäten. Diese werden bei jeder Organisation ein wenig anders sein.
Konkret sind wir eine kleine Firma aus zwei Personen und entwickeln Games und andere Software. Damit sind unsere wesentlichen Anforderungen:
- Kommunikation, in Echtzeit aber auch asynchron.
- Code, Dateien und Zugangsdaten teilen.
- Aufgaben und Projekte verwalten.
- Arbeitszeit erfassen.
All das benötigen wir für uns selbst und für die Zusammenarbeit mit ein paar ausgewählten Partner*innen. Am liebsten möchten wir diese Aufgaben mit so wenigen Tools wie möglich erledigen.
Die Landschaft an digitalen Diensten zu navigieren kann herausfordernd sein, allein angesichts der schieren Auswahl. Es hilft, ein paar Prioritäten zu setzen.
Offensichtlich brauchten wir gewisse Features, die zu unseren Anwendungsfällen und unserer Arbeitsweise passen. Das wird für uns als Entwickler*innen sicher ein wenig anders sein, da wir gerne auch mit eher technischen Lösungen arbeiten – aber natürlich ist uns dennoch gute UX wichtig.
Die Idee der digitalen Souveränität spielt auch eine Rolle. Das kürzlich veröffentlichte Paket zur technologischen Souveränität der Europäischen Kommission unterstreicht nochmal die Dringlichkeit, dieses Thema zu priorisieren, gerade für europäische Firmen wie uns. Der Begriff wurde für seine nationalistischen Untertöne kritisiert und wir erwägen, ob digitale Autonomie nicht eine passendere Beschreibung sein könnte.
Im wesentlichen stellt sich hier die Frage, wie sehr wir unsere Software unter Kontrolle haben, statt dass die Software (bzw. ihr Anbieter) uns kontrolliert. Dazu haben wir ein paar relevante Aspekte zur Orientierung identifiziert:
Wir wollen Kontrolle über unsere Software haben. Dabei hilft die Verwendung von Open Source-Software, weil es in der Regel immer möglich ist alternative Anbieter für den Betrieb zu finden. Das gilt selbst dann, wenn wir die Software nicht selbst hosten.
Geopolitisch ist es zunehmend wichtiger, wo die Software betrieben wird und von wem. Die Einhaltung von DSGVO ist das absolute Minimum. Viele Cloudanbieter sind in den USA ansässig, wo der US Cloud Act Zugriff durch die Regierung erlaubt – dies ist milde ausgedrückt keine ideale Situation. Ähnliche Argumente gelten für andere Jurisdiktionen außerhalb der EU.
Darüber hinaus sind Zuverlässigkeit und einfache Wartung wichtig. Obwohl wir zwar in der Lage wären all unsere Software selbst zu hosten, sprechen diese Faktoren eher für SaaS-Anbieter (Software as a Service), als eine gegebene Software selbst zu hosten. Natürlich geht damit immer auch ein gewisser Verlust an Autonomie einher.
Kommunikationstools
Unsere anfänglichen Gespräche über die Gründung fanden in Discord statt, wo wir allerdings nie auf Dauer bleiben wollten. Als zuverlässiges Open-Source-Projekt war Zulip unsere erste Wahl und bislang hat sich dies als sinnvolle Entscheidung herausgestellt. Wir haben uns auch bereits mit ein paar Projektpartner*innen über die Zulip-Chats ausgetauscht.
Wir verwenden den Chat allerdings nicht nur zur Kommunikation, sondern auch zur Wissensverwaltung. Dieser Post von Monadical über die effektive Organisation von Remote-Arbeit mit Zulip diente uns als Vorlage für unseren eigenen Umgang damit, die wir weitgehend so anwenden.
Standardmäßig ist Zulip mit Jitsi Meet als Dienst für Calls integriert. Die Erfahrung damit war für uns eher mäßig. Die Häufigkeit spontanen Verbindungsabbrüche während der Gespräche hat uns dazu gebracht, dass wir über Alternativen nachdenken. Zumindest finden wir es gut, dass Chat und Calls zwei getrennte modulare Komponenten sind, was uns hier überhaupt eine Entscheidungsfreiheit gibt – das lässt sich beispielsweise über Slack oder Microsoft Teams nicht sagen.
Anzumerken ist, dass wir Zulip zunächst als US-basierten Clouddienst verwenden. Es war uns daher wichtig, dass wir später auf eine andere Lösung migrieren können. Vorzugsweise würden wir hier auf einen EU-basierten Provider umsteigen. Dieselben Bedenken haben wir auch zu Jitsi Meet.
Als Emailanbieter benutzen wir Tuta aufgrund ihres einzigartigen Angebots Ende-zu-Ende verschlüsselter Emails. Hierfür haben wir einen leichten Nachteil in Kauf genommen: Da Tuta bewusst nicht IMAP unterstützt, sind wir stärker an ihr Ökosystem gebunden und können Email-Clients wie Thunderbird nicht benutzen. Email-Automatisierungen sind auch nicht trivial mit diesem Ansatz. Also falls das je für uns relevant wird, müssten wir Tuta um einen konventionelleren Anbieter ergänzen.
Code, Dateien und Zugänge teilen
Zum Teilen von Dateien haben wir eine Nextcloud-Instanz bei tab.digital gemietet. Nextcloud hat ein großes Open Source-Ökosystem, das viele Office- und Kollaborationstools bietet, die wir auch gelegentlich nutzen. Dennoch ist unser primärer Nutzen die Synchronisation geteilter Dateien zwischen unseren diversen Endgeräten.
Wir verwenden mehrere KeePass-Vaults (persönlich und geteilt), um Zugangsdaten wie Passwörter zu verwalten. Unser bevorzugter Desktop-Client ist KeepassXC.
Der Code für unsere Games- und Softwareprojekte lebt bei Codefloe. Von Anfang an, war uns klar, dass wir eine Forgejo-Instanz nutzen wollten und sie selbst zu hosten erschien uns als etwas zu viel Aufwand. Codefloe ist zwar noch ein relativ junger, kleiner Provider, aber hat uns bislang sehr gute Dienste geleistet.
Wir verwenden auch Statichost als Hosting-Anbieter für unsere Website. Anfangs hatten wir die direkte Integration mit Codefloe angetestet aber realisierten, dass uns ein dedizierter Account bei Statichost mehr Flexibilität gibt.
Projektmanagement
Projektmanagement hat eine etwas längere Geschichte. Im ersten Anlauf wollten wir diese Anforderung mit unserem Wissensmanagement vereinen und dazu einen synchronisierten Order mit Logseq verwalten. Bei Logseq handelt es sich in erster Linie um einen Outliner und eine Notizverwaltung, nicht ganz unähnlich zu Notion oder Obsidian.
Dieser Ansatz klang zwar nett in der Theorie, war aber letztlich nicht leicht zugänglich oder praktikabel. Wie zuvor angedeutet, findet auch unser Wissensmanagement inzwischen in Zulip-Chats und Nextcloud-Ordnern statt.
Als nächstes wollten wir ein konventionelleres kanban-artiges Taskboard benutzen. Unser erster Kandidat war Vikunja. Das funktionierte auch erstmal deutlich besser. Aber auch damit stießen wir an Grenzen, als wir feststellen mussten, dass Live-Kollaboration wichtiger ist als erwartet – vor allem in Calls, in denen wir beide das Board parallel manipulieren.
Daher haben wir uns weiter umgeschaut und landeten schlussendlich bei Zenkit. Das ist die einzige proprietäre Software unter unseren Tools. Bei einer EU-basierten Lösung eines vergleichsweise kleinen Anbieters fanden wir diesen Nachteil jedoch vertretbar. Bislang hat es uns gute Dienste geleistet, auch wenn wir weiterhin darüber nachdenken, ob Nextcloud Deck möglicherweise nicht ähnlich gut geeignet wäre.
Fazit
Wir hoffen, dass unser Bericht ein wenig erläutert, wie wir bei unseren aktuellen Tools gelandet sind. Insgesamt empfanden wir es sehr machbar nicht auf einen Hyperscaler-Stack zu setzen wie etwa das volle Programm an Microsoft- oder Google-Tools. Diese Beschränkung erforderte zwar einen kleinteiligeren Entscheidungsprozess und hat auch nicht die nahtlose Integration zwischen den Tools, die man von solchen Umgebungen gewöhnt ist. Allerdings ist der Gewinn an Datenschutz und Autonomie diesen zusätzlichen Aufwand für uns sehr wohl wert.
Wenn ihr auch Gründer*innen seid und einen ähnlichen Prozess durchlaufen habt, würden wir gerne von euch hören. Was waren eure Herausforderungen? Wie habt ihr sie überwunden?
Schickt uns eine Mail und lasst es uns wissen:
Wir bieten auch eine kostenlose 30-minütige Erstberatung an. Wir freuen uns einen Blick auf eure aktuelle Softwarelandschaft zu werfen und euch ein paar Vorschläge zu machen. Gerne unterstützen wir euch im Anschluss auch bei der Einrichtung.